وبلاگ ماندگار

امکان پیگیری حقوقی
فاکتور در صورت رسمی بودن، یک سند حقوقی معتبر است. سندی که می‌توان با اتکا به آن علیه صادرکننده فاکتور اقامه دعوی کرد. این ویژگی به مشتریان این اطمینان را می‌دهد که در صورت عدم انطباق محصول خریداری شده با آنچه در فاکتور ثبت شده است؛ می‌تواند با پیگیری حقوقی موضوع، به احقاق حقوق از دست رفته خود بپردازند. این ویژگی فاکتور در معاملاتی با مبالغ بالا و یا پرداخت‌های اقساطی، از اهمیت بیشتری برخوردار است.

احساس اعتماد
خریداران به دلایل مختلف علاقه دارند که هنگام خرید محصول، فاکتور خرید خود را دریافت کنند.اما شاید مهم‌ترین علت این علاقه را بتوان در نیاز خریدار به دریافت حس اعتماد از فروشنده دانست.
البته ویژگی‌های گوناگونی در فروشنده باید وجود داشته باشد؛ تا بتواند اعتماد خریدار را جلب کند. البته واضح است که وجود یک فاکتور که شامل جزئیات مهمی از جمله اطلاعات تماس فروشنده و خریدار، تاریخ و زمان خرید و قیمت پرداخت شده بابت محصول یا سرویس است، می‌تواند در جلب اعتماد خریدار بسیار موثر باشد. در واقع این مسئله علاوه بر رفع نیاز خریدار، روشی عالی برای فروشنده جهت بهبود ارتباطات و افزایش میزان فروش خود به مشتریان است.

تضمین قیمت و کیفیت
فاکتور سندی قابل پیگیری است. در نتیجه این اطمینان را نزد مشتریان ایجاد می‌کند که محصول دریافتی دقیقا همان چیزی است که در فاکتور ثبت شده است.همچنین فاکتور ابزاری برای اطمینان از خرید محصول یا دریافت خدمات با قیمت مناسب است. در این زمینه احساس مشتری چنین است که ثبت قیمت در فاکتور، نشان‌دهنده درستی و مناسب بودن قیمت آن است. در مقابل اگر محصول یا خدماتی بدون فاکتور فروخته شود؛ خریدار را نسبت به قیمت و سایر ویژگی‌های آن محصول یا خدمات، دچار تردید می‌کند.

استفاده از خدمات پس از فروش
درباره بسیاری از محصولات، فاکتور در نقش برگه گارانتی یا مکمل آن عمل می‌کند. چاپ فاکتور اثبات می‌کند که یک محصول در چه تاریخی، از چه شخصی و به چه قیمتی خریداری شده است. به همین دلیل بسیاری از مشتریان علاقمند هستند علاوه بر دریافت برگه گارانتی، فاکتور کالای خریداری شده را نیز دریافت کنند.
 

فاکتور رسمی چیست؟
بیشتر فاکتورهایی که صادر می‌گردد به صورت فاکتورهای رسمی است. در اصطلاح از این فاکتورها تحت عنوان فاکتور مورد تایید اداره دارایی و مالیاتی یاد می‌کنند؛ زیرا تا زمانی که مورد تایید سازمان امور مالیاتی قرار نگیرد به عنوان فاکتور فروش رسمی سندیتی ندارد.به طور کلی می‌توان گفت فاکتور رسمی در قالب فاکتورهای مالیاتی، دارایی، صورتحساب فروش کالا و خدمات مورد استفاده جای می‌گیرند.

مطابق با قانون مالیات بر ارزش افزوده تمامی واحدهای تجاری و کسب‌و‌کارهایی که به عرضه محصول و خدمات می‌پردازند مشمول نظام مالیات شده و می‌بایست صورتحسابی منطبق با نظام صنفی خود و شامل اطلاعات و مشخصات طرفین معامله (خریدار و فروشنده) و اطلاعات مربوط به نوع کالا و خدمات ارائه نمایند. فروشندگانی که از ارائه فاکتور رسمی خودداری کنند می‌بایست در پایان جریمه‌ای را پرداخت کنند.

فاکتور چیست؟
فاکتور، یک سند تجاری است که پس از تایید خرید، توسط فروشنده محصول یا خدمات تهیه می‌گردد. در این برگ تجاری محتویات خرید اعم از نوع محصول، تعداد و قیمت آن باید به طور دقیق ذکر گردد. در بسیاری از موارد فاکتور فروش می‌تواند از اهمیت زیادی برخوردار باشد. زیرا جدا از این موضوع که صدور آن به منزله‌ی دریافت وجه از سمت خریدار و تحویل کالا به او خواهد بود در مورد بعضی محصولات حکم گارانتی را دارد. بدین صورت که با تحویل کالای معیوب و فاکتور به عنوان برگه گارانتی به فروشنده آن می‌توان از گارانتی مدت‌دار کالا استفاده کرد.

فاکتور رسمی چیست؟
به‌طور کلی چاپ فاکتور ها به دو گروه فاکتور فروش رسمی و فاکتور فروش معمولی تقسیم می‌شوند. چگونگی قرارگیری محصولات و خدمات در این دو دسته منوط به نوع محصولات و خدمات است. به طور مثال فاکتوری که توسط فروشنده مغازه سوپرمارکت صادر می‌گردد با فاکتوری که توسط یک شرکت واردکننده محصولات تجاری تهیه می‌گردد بسیار متفاوت است.

در نوع اول، نیازی به ارائه یک برگ از فاکتور به اداره دارایی و امور مالیاتی نمی‌باشد در صورتی که در فروش دوم متناسب با نوع کسب و کاری که وجود دارد، یک سند تحت عنوان فاکتور بابت معامله فی‌مابین، تهیه و توسط فروشنده به خریدار با مهر یا امضا تحویل می‌گردد. در پایان نیز می‌بایست این سند توسط یکی از طرفین به سازمان امور مالیاتی ارائه شود. بنابراین فاکتور اول در گروه فاکتور فروش معمولی و دومی در نوع رسمی قرار می‌گیرد.

به سربرگ مُهر اضافه کنید
مهرهای پلاستیکی سفارشی که بر اساس طرح شما آماده می‌شوند ارزان هستند و می‌توانند به سربرگ شما (یا کارت ویزیت یا پاکت نامه و …) ظاهری خیره‌کننده ببخشند که کمی هم ویژگی دست ساز بودن را نمایان می‌کند. در این سربرگ که توسط Bryan Kidd طراحی شده است، استفاده از مهر به دلیل رنگ و بافت زیبایی که دارد این ویژگی را دو برابر کرده است. تبلیغ

2- سادگی آن را حفظ کنید
حتی اگر با تمام وجود می‌خواهید بر نام تجاری خود تاکید کنید و آن را برجسته نمایید، دقت کنید که این کار را به نحوی انجام ندهید که توجه و نگاه مخاطب از محتوای اصلی خارج شود.

Johny Delap با اضافه کردن یک یا دو رنگ تند و طرحی با فضای آزاد زیاد، سربرگ شخصی خود را خلوت و ساده و در عین حال با تاثیر گذاری بالا طراحی کرده است.

3- از فضایی که در اختیار دارید به نحو احسن استفاده کنید
از قدیم الایام طرح سربرگ در بالای صفحه قرار می‌گرفت، ولی این موضوع اصلا هیچ قانون و قاعده اجباری ندارد و شما می توانید به راحتی قوانین را بشکنید و فراتر بروید. این طرح که توسط Andrew Littman طراحی شده است از هر چهار سمت صفحه بهترین استفاده را کرده تا اطلاعاتی مانند اطلاعات تماس، مکان و حتی شعار شرکت را در آن درج کند و این طرح خوبی است. توجه داشته باشید که چگونه از شکل لوگو استفاده کرده تا الگو و بافتی تکرار شونده را در لبۀ سمت چپ صفحه و پایین پاکت ایجاد کند، روشی زیرکانه برای تقویت نام تجاری. فروش

سربرگ را امضا کنید
استفاده از امضای شما به عنوان بخشی از طراحی سربرگ به آن ظاهری متمایز و بسیار شخصی می‌بخشد که هم برای ست اداری شخصی و هم امور بازرگانی مرتبط با نام شما مناسب است. مانند این طرح از Belinda Love Lee که این ویژگی در آن استفاده شده است. از آنجایی که امضای شما به نوعی منحصر به فرد است این روش راه آسانی است برای اینکه به شما اطمینان ببخشد که طراحی سربرگ خود را هیچ جای دیگری نخواهید دید. تبلیغات

5- بر تایپوگرافی متمرکز شوید
برای این که سربرگ شما ظاهری کلاسیک داشته باشد، طرحی را امتحان کنید که در درجه اول تایپوگرافی را نمایش دهد و بر نوع و سبک حروف تمرکز داشته باشد، مانند سربرگی که در اینجا می‌بینید و کاری است از  Alex Rinker. این طرح با استفاده از ترکیب زیبایی از اشکال مختلف حروف و فونت‌های متفاوت، اطلاعات ضروری را به صورت طرحی جذاب نشان داده است.

6- از تصاویر معنی‌دار استفاده کنید
در این طرح برای درج تصویری که حرفی در مورد نام تجاری داشته باشد و به مخاطبان مورد نظر آن مرتبط باشد از فضای مثبت و منفی به نحوی خلاقانه استفاده شده است. ترتیب رنگ‌های قرمز و سفید که تضادی رنگی زیادی با هم دارند این طرح را چشمگیرتر و قابل توجه‌تر کرده است. طراح این سربرگ Damian Hernandez است.

7- از پشت صفحه سربرگ غافل نشوید
اگر نامه‌هایی که بر روی سربرگ می‌نویسید را به صورت کاغذی و فیزیکی ارسال می‌کنید، سعی کنید طرح یا نقشی را در پشت صفحه درج کنید، حتی رنگ، الگو یا بافتی ساده نیز به طرح شما جلا و درخشندگی می‌بخشد. آگهی تبلیغاتی اگر به دقت و از نزدیک نگاه کنید، خواهید دید که الگو و بافتی که در سربرگ طراحی شده توسط Matt Yaw وجود دارد به طور هوشمندانه‌ای با اشکالی که در لوگو درج شده بر روی صفحه قرار دارد که شباهت و همخوانی زیادی دارند.

بر نام تجاری خود تاکید کنید
تمام انرژی خود را صرف برجسته نمودن نام تجاری خود کنید. به طور معمول باید لوگویی را در سربرگ درج کنید. اما به راه‌های دیگری فکر کنید که می‌توانید به نحوی خلاقانه و منسجم نام تجاری خود را ترویج و تبلیغ کنید. در اینجا Shane Helm قسمت‌هایی از آی اصلی لوگو را بر سربرگ و کارت ویزیت استفاده کرده است. این حرکت هوشمندانه عملکرد و خدمتی دو گانه به این تجارت می‌کند از یک سو رنگ‌های مربوط به شرکت به عنوان عنصر طراحی جالب و بصری نمایان می‌شود و از سوی دیگر بر تصاویر مربوط به نام تجاری به نحوی تاکید می‌شود که تکراری یا اجباری به نظر نمی‌رسند.

8- آی های مورد علاقه خود را امتحان کنید
تصویر یا آی‌هایی در سربرگ خود ایجاد کنید که نمایانگر شخصیت یا علایق شما باشند. همانطور که در شکل زیر در طرحی از AJ Brockman این امر بسیار مشهود است.

9- مقیاس و اندازه‌های خود را بزرگتر کنید
روش دیگری برای اینکه از نام تجاری یا برند خود بیشترین بهره را ببرید این است که بعضی از عناصر یا قسمت‌های لوگو یا طرح مشخص دیگری که مانند الگو و بافت یا عنصری هنرمندانه عمل می‌کند را در مقیاس و اندازه بزرگتر استفاده کنید. این مورد به ویژه برای آیتم‌هایی که کیفیت هندسی یا خطی دارند بسیار خوب عمل می‌کند. در اینجا Mohd Almousa از لوگوی مشتری خود استفاده کرده است که به نحو چشمگیر و قابل توجهی آن را بزرگ نموده و پس زمینه دراماتیک و دیدنی‌ را برای سربرگ این شرکت به وجود آورده است.

سربرگ را زینت ببخشید
اگر واقعا می‌خواهید سربرگ شما خیره‌کننده باشد چاپخانه ای را انتخاب کنید که بعضی از جلوه‌های ویژه چاپ سربرگ را داشته باشد. این طرح توسط  Jennifer Lucey-Brzoza طراحی شده است، این نمونه به صورتی چاپ شده است که از حاشیه صفحه و لبه آن فراتر رفته است و هیچ حاشیه ای ندارد. همچنین می توانید از رنگ های مرکب خاص در چاپ استفاده کنید. تراکت
 

سربرگ، نشان دهنده‌ی احترام دوجانبه و رسمیت کسب و کار
در دنیایی که بسیاری از امور اداری به وسیله‌ی نرم‌افزار و ایمیل انجام می‌شود، با کمی ذکاوت می‌توانید با استفاده از یک نامه‌ی ثبت شده در سربرگ‌ به مشتری خود نشان دهید که برای او و مجموعه‌ی خود ارزش قائل هستید. در این حالت رسمیت کسب و کارتان نیز به سادگی نمود پیدا می‌کند. پخش تراکت

با توجه به موارد بیان شده می‌توان دریافت که سربرگ به عنوان یکی از مهمترین ابزارات تبلیغاتی و معرف هر کسب و کار از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. بنابراین با کمک یک طراح و مجموعه چاپ حرفه‌ای می‌توان با خیال راحت به تعامل با دیگر سازمان‌ها و مکاتبات اداری با آن‌ها در جهت انجام معاملات مورد نظر پرداخت.

استفاده از سربرگ صرفا به نامه‌های اداری و ساده محدود نمی‌شود؛ بلکه هرگونه مکاتبه‌ و تعاملی که بین سازمان‌های مختلف صورت می‌گیرد بایستی در سربرگ درج گردد. از جمله می‌توان به فاکتور، قرارداد، معرفی‌نامه و رزومه کسب و کار شرکت، بیانیه‌های بین ادارات و …. اشاره کرد.

به طور معمول چاپ سربرگ‌ در دو سایز A4 و A5 انجام می‌گیرد که متناسب با میزان محتوای نامه با کیفیت یکسان مورد استفاده قرار می‌گیرند. تراکت

مزایای استفاده از سربرگ در مکاتبات اداری حرفه‌ای
با توجه به اهمیت بالای سربرگ در مکاتبات اداری برای هر کسب و کار، در این بخش از مقاله به بررسی برخی از مزایای آن می‌پردازیم.

2- سربرگ، نشان دهنده هویت و اقتدار سازمانی
این جمله که سربرگ، نشان دهنده هویت سازمانی است را با این مثال بررسی می‌کنیم؛ فرض کنید نامه‌ای را از یک شرکت در یک کاغذ معمولی و بدون هیچ علامت تجاری، نام و آدرسی دریافت می‌کنید، در همان وهله اول به صورت طبیعی پیش از مطالعه‌ی محتویات درون نامه، تصوری که در ذهن شما ایجاد می‌شود چیزی جز غیرحرفه‌ای بودن آن سازمان نخواهد بود. در این حالت ممکن است چندین اتفاق روی دهد. تبلیغات اولین مورد این است که به دلیل نداشتن اطلاعات کافی از فرستنده‌ی نامه امکان ثبت آن در سیستم بایگانی شرکت گیرنده سلب شده و فرصت رجوع مجدد از بین می‌رود.

دومین مورد این است که آن نامه از الویت نامه‌های مهم اداری خارج خواهد شد و در فرآیند بررسی طولانی‌تری قرار می‌گیرد. فروش مورد دیگر، مسئله عدم اعتماد کافی به سازمان فرستنده به دلیل تصور غیرحرفه‌ای و نامعتبر بودن است. که در نهایت، همه این موارد منجر به از دست دادن فرصت همکاری با شرکت مذکور خواهد شد.

بنابراین هر آنچه که بتواند به اقتدار سازمان شما جلوه‌ی بیشتری ببخشد بسیار مهم است. داشتن لوگو و برند می‌تواند یکی از این موارد باشد چرا که از مهم‌ترین کاربردهای سربرگ نمایش لوگو و برند هر سازمان است.

3- افزایش امنیت مکاتبات و سازمان
از آن‌جایی که هر سربرگ حاوی اطلاعات مختص یک سازمان (لوگو و اطلاعات تماس) است به طور طبیعی مطالبی که در آن درج می‌شود را نیز منحصر همان سازمان قرار می‌دهد. در این حالت امنیت مکاتبات بالا رفته و احتمال سوء استفاده‌ و کپی برداری‌های غیر قانونی از نامه‌ی ارسال شده کاهش می‌یابد. این مزیت بسیار حائز اهمیت است، زیرا سوء استفاده‌های این چنینی می‌تواند آسیب‌های جبران ناپذیری را به یک سازمان وارد کند.

4- سربرگ، یک بازاریاب بالقوه
ارائه‌ی اطلاعات صحیح و دقیق می‌تواند مشتریان را به ارتباطات بعدی با شرکت شما ترغیب کند. به طور معمول در بالای هر سربرگ نام و لوگوی تجاری شرکت‌ها ثبت می‌شود. در پایین آن نیز با درج آدرس، شماره تماس و آدرس ایمیل سازمان خود می‌توانید امکان برقراری ارتباط برای دیگران را به راحتی فراهم نمایید. آگهی هر کسب و کار معتبر دارای یک آرم تجاری (لوگو) مختص به خود است. قرار دادن لوگو در سربرگ همراه با نام تجاری موجب آگاهی بخشی بیشتر برند سازمان در صنعت کاری و در میان مشتریان می‌گردد.

5- برتری سازمان با خاص بودن نوع طراحی و چاپ سربرگ
هنگامی که شما برای ست اداری خود طرحی منحصر به فرد داشته باشید، کار خود را در ذهن مخاطب، خاص جلوه می‌دهید. از آنجا که سربرگ در بین اقلام ست اداری از اهمیت بالایی برخوردار بوده و کاربرد بیشتری دارد، استفاده از آن موجب نمود بیشتر این مساله می‌گردد.

تاثیر مهم سربرگ در اولین ارتباط
یک سربرگ می‌تواند به اندازه نام تجاری سازمان مهم و تاثیرگذار باشد. تبلیغ چرا که سربرگ معرف و نماینده هر شرکت خواهد بود و می‌تواند اولین تاثیر را بر روی مشتریان بالقوه بگذارد. بنابراین یک سربرگ می‌بایست از ظاهری حرفه‌ای برخوردار باشد؛ در غیر این صورت ممکن است دیگر سازمان‌ها آن را نامعتبر فرض کرده و هیج تمایلی جهت برقراری ارتباط با فرستنده آن نداشته باشند.

درج اطلاعات تماس سازمان در سربرگ
یکی دیگر از مواردی که در طراحی سربرگ در فتوشاپ باید به دقت ثبت گردد، اطلاعات تماس است. همان‌طور که بیان شد اطلاعات تماس در سربرگ به طور معمول شامل آدرس سازمان، کدپستی، شماره‌ی تماس، شماره‌ی فکس و آدرس ایمیل آن سازمان است. البته برخی از سازمان‌ها به درج اصلی‌ترین اطلاعات بسنده می‌کنند. ما نیز در این آموزش سه تا از اصلی‌ترین اطلاعات را قرار داده‌ایم. در صورت تمایل شما می‌توانید دیگر موارد را نیز به سلیقه‌ی خودتان اضافه نمایید. تراکت

یکی از خلاقیت‌هایی که می‌توان در این قسمت به کار برد، استفاده از آی و علائم تصویری است. اگر به تصویر زیر توجه نمایید سه آی پاکت (نشان‌دهنده آدرس ایمیل)، تلفن (نشان‌دهنده شماره‌‌ی تماس)، علامت خانه یا اداره (نشان‌دهنده آدرس پستی) قرار داده شده است.

طراحی Header و Footer سربرگ در فتوشاپ
پس از ایجاد سند جدید، همانطور که در تصویر زیر نمایش داده شده است بخشی از تصویر را توسط ابزار انتخاب Rectangular Marquee Tool در حالت انتخاب قرار می‌دهیم.

پس از انتخاب بخش مورد نظر، می‌بایست از آن قسمت، یک لایه‌ی جدید ایجاد کنیم، بدین منظور در همان حالت انتخاب، از کلیدهای ترکیبی Ctrl+j استفاده می‌کنیم. ما در این آموزش نام لایه‌‌‌ی جدید را به First layer تغییر داده‌ایم.

بعد از ایجاد لایه‌‌ی جدید، برای مشخص شدن آن می‌بایست به آن رنگ دلخواه خود (متناسب با نوع کسب و کار و لوگوی تجاری) را اعمال کنیم. فروش و تبلیغات یکی از ساده‌ترین روش‌های رنگ‌آمیزی در نرم‌افزار فتوشاپ، انتخاب رنگ مورد نظر در بخش Set Foreground Color و سپس استفاده از ابزار Paint Bucket Tool است.

همان‌طور که در تصویر بالا مشاهده می‌شود پس از اعمال رنگ به لایه‌ی First layer، یک لایه‌ی کپی از آن ایجاد می‌کنیم؛ برای این کار، بر روی لایه‌ی First layer راست کلیک کرده و گزینه‌ی Duplicate layer را برمی‌گزینیم. در این حالت یک لایه‌ی جدید با نام کپی از لایه‌ی اول ایجاد می‌شود (First layer copy) که ما در این طراحی آن را با عمل درگ کردن در پایین طرح قرار می‌دهیم.

نکته: توجه داشته باشید که رنگ اعمال شده به بالا و پایین سربرگ تا این قسمت از پروژه به دلیل نمایش بهتر بوده و از این پس با رنگ تیره‌تری آموزش را ادامه می‌دهیم.

در مرحله بعد به طراحی بالای سربرگ می‌پردازیم. با استفاده از ابزار انتخاب Rectangular Marquee Tool و نگه داشتن کلید Shift، یک مربع به صورت زیر ایجاد می‌کنیم. سپس همانند مرحله‌ی قبل رنگ مورد نظر را به آن اعمال می‌کنیم. (لازم به ذکر است از طریق ابزار Custom Shape نیز می‌توان این مربع را ایجاد کرد.)

در ادامه، شکی که ایجاد کرده‌ایم را به محل مورد نظر برده و با استفاده از ابزار Move Tool و دستور Free Transform و همچنین با کمک کلید Ctrl ابعاد و سایز آن را به‌‎طور دلخواه در بالای سربرگ تنظیم می‌کنیم.

ایجاد سند جدید جهت طراحی سربرگ در فتوشاپ
در ابتدای پروژه می‌بایست سند جدیدی را در نرم افزار فتوشاپ ایجاد نماییم. در این بخش به چند نکته باید توجه داشت. اولین مورد اندازه‌ی سند است. آگهی از آن‌جایی که سربرگ‌ها در دو سایز کاغذ A4 و A5 طراحی و چاپ می‌شوند بنابراین در همان ابتدا باید اندازه‌ی مورد نظر را در نظر گرفت تا فایل ارسالی به چاپخانه، هنگام چاپ دچار تغییر سایز و در نهایت کاهش کیفیت نشود.

همچنین باید توجه داشته باشیم که مد رنگی CMYK را برای انجام کارهای چاپی از جمله چاپ سربرگ  انتخاب نماییم. رزولوشن مناسب نیز 300dpi استاندارد مورد تایید چاپخانه‌ها است.
 
 

مرحله‌ی بعدی اعمال افکت سایه به شکل است. بدین منظور بر روی لایه‌ی Shape 1 دو بار کلیک  کرده تا پنجره‌ی Layer Style باز شود. در این پنجره با کلیک بر روی گزینه‌ی Drop Shadow تنظیمات مربوط به اعمال سایه نمایش داده می‌شود.

ما در این پروژه مقادیر جدول را متناسب با سلیقه و طراحی مورد نیاز قرار داده‌ایم. شما نیز می‌توانید به دلخواه این مقادیر را تغییر دهید.

در ادامه مجددا از این شکل مربعی همانند مراحل قبل و با استفاده از گزینه‌‌ی Duplicate layer یک لایه‌ی کپی ایجاد کرده و رنگ آن را به سفید تغییر می‌دهیم.

حال از همان طرحی که در بالای سربرگ استفاده شده در پایین آن نیز قرار می‌دهیم. برای این کار هر دو لایه‌ی Shape 1 و کپی آن را در پنل لایه‌ها انتخاب کرده و با راست کلیک یک Duplicate layer برای آن‌ ایجاد می‌کنیم. تبلیغات سپس با درگ کردن (کشیدن) این لایه‌ی جدید به پایین سربرگ بخشی از آن را همانند تصویر زیر در طراحی سربرگ خود نمایش می‌دهیم.

توجه داشته باشید که به جای عمل Duplicate layer در این بخش می‌توانید در صورت تمایل یک Shape جدید به صورت مثلث ایجاد کرده و پس از افرودن سایه‌، آن را در پایین سربرگ قرار دهید. البته این کار به نسبت زمان بیشتری را می‌برد.

طراحی پایین سربرگ در فتوشاپ
طراحی Footer سربرگ در فتوشاپ
 

3- افزودن لوگو و نام تجاری سازمان به سربرگ
بعد از آن‌که طراحی کلی سربرگ به اتمام رسید مرحله‌ی بعد، درج نام تجاری سازمان، لوگوی تجاری و اطلاعات تماس است.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌گردد، ما از قالب رایجی که در طراحی سربرگ مورد استقبال زیادی قرار دارد استفاده کرده‌ایم. بدین صورت که نام تجاری شرکت را در بالای سربرگ و لوگوی آن را نیز در محلی از بالای سربرگ که توجه کافی را به خود جلب می‌کند قرار می‎دهیم.

برای نوشتن نام شرکت از ابزار Type Tool استفاده می‌شود. پیشنهاد می‌کنیم از نوع فونتی استفاده کنید که با لوگوی تجاری سازمان مربوطه همخوانی داشته باشد. لوگویی که در این آموزش استفاده شده است به صورت فرضی و صرفا جهت درک بهتر شما، با استفاده از ابزار Shape طراحی شده است. پخش تراکت شما در این قسمت می‌توانید لوگوی واقعی سازمان را قرار دهید.

برای نوشتن اطلاعات تماس مجددا از ابزار Type Tool استفاده می‌کنیم. توجه داشته باشید که اندازه و نوع فونت باید به گونه‌ای در نظر گرفته شود که با قالب کلی طرح شما متناسب باشد.
 
5- افزودن عناوین شماره، تاریخ و پیوست به سربرگ
آخرین مبحث در طراحی یک سربرگ درج سه عنوان شماره‌ی نامه، تاریخ و پیوست است. برخی از کسب‌و‌کارها تمایل دارند که این سه عنوان در طراحی سربرگشان قرار گیرد تا دیگر نیازی به تایپ این موارد در فایل وورد خود نداشته باشند. برخی دیگر نیز معتقدند جهت داشتن تنظیمات دقیق‌تر، این عناوین را خود در فایل وورد تایپ کنند. چرا که معمولا از این عناوین در نامه استفاده می‌شود و برای پرینت اسنادی همچون قرارداد، پروپوزال، فاکتور و … به شماره‌ی نامه و موارد دیگر نیازی نیست.

با این حال اگر شما قصد درج این عناوین در طراحی سربرگ را دارید بهتر است که آن‌ها را در محلی قرار دهید که کمترین فضا از برگه را به خود اختصاص دهد. همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید ما این سه عنوان را در جایی که به خوبی قابل مشاهده است و فضای زیادی از سفیدی کاغذ  را نیز اشغال نکرده، قرار داده‌ایم.

همانند نوشته‌های دیگر جهت نوشتن این موارد نیز از ابزار Type Tool استفاده می‌شود.

انتخاب اندازه مناسب برای سربرگ
اولین نکته هنگام طراحی سربرگ انتخاب اندازه مناسب برای آن است. در این زمینه قانون دقیقی وجود ندارد؛ اما استفاده از استانداردهایی که برای اندازه کاغذ در نظر گرفته شده است باعث می‌شود سربرگ طراحی شده نیز هم‌اندازه سایر سربرگ‌های استاندارد باشد. در ایران به‌طور معمول کاغذ سربرگ را در سایز A4 و A5 در نظر می‌گیرند. این سایزها بسیار عمومی و پرکاربرد هستند. تبلیغ

5- جلوه‌های بصری بیشتر
یک راه‌کار ویژه برای افزایش جذابیت سربرگ و ایجاد تفاوت در آن، استفاده از جلوه‌های بصری مختلف در آن است. ایده‌های زیادی را برای ایجاد جلوه‌های بصری می‌توان در نظر داشت. از جمله، طراح می‌تواند با امکاناتی که در هنگام چاپ سربرگ وجود دارد؛ سبک‌های خاصی در طراحی ایجاد کند. به عنوان مثال طراحی بخشی از سربرگ برای چاپ به صورت طلاکوب، لترپرس (برجسته کردن کاغذ)، یو.وی موضعی و … از این دست خلاقیت‌ها است؛ که جذابیتی خاص به سربرگ می‌بخشد. تبلیغات

6- پس‌زمینه‌های اختصاصی
در طراحی سربرگ، حاشیه‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار هستند. این در حالی است که فضای داخلی برای نوشتن متون مختلف خالی باقی می‌ماند. در این میان بعضی از افراد علاقمند هستند در این فضا نیز اثری از برند خود باقی بگذارند.شاید این ویژگی مانند یک واترمارک از مالکیت اطلاعات ارسال شده تا حدودی مراقبت کند؛ و احساس شخصی‌سازی بیشتری را به مخاطب انتقال دهد.در چنین حالتی طراحی یک واترمارک اختصاصی از لوگوی شرکت یا تایپوگرافی نام شرکت، ایده‌ای جذاب خواهد بود.
در نتیجه می‌توان با خیال راحت اقدام به چاپ و پرینت سربرگ روی برگه‌های معمول و در دسترس A4 یا A5 نمود. همچنین در صورتی که پاکتی جداگانه و اختصاصی برای سربرگ طراحی نشود؛ پاکت‌های آماده موجود در بازار به خوبی با اندازه‌های استاندارد هماهنگ هستند.

طراحی و چاپ سربرگ
نکته دیگر در تعیین اندازه سربرگ تنوع و کاربرد سربرگ است. سربرگ‌های A5 برای مواردی که دارای متون کوتاه هستند؛ موجب صرفه‌جویی در مصرف کاغذ می‌شود. در حالی که برای نوشتن یک پیشنهاد، قرارداد یا گزارش طولانی نیاز به سربرگ‌هایی در اندازه بزرگ‌تر است.

2- اطلاعات ارائه شده روی سربرگ و ترتیب آن‌ها
پس از تعیین اندازه سربرگ، موضوع مهم دیگر تعیین اطلاعات مورد نیاز برای درج در سربرگ است. از جمله اطلاعاتی که به‌طور معمول در بالای سربرگ نوشته می‌شود، لوگوی شرکت، نام شرکت، شماره ثبت، محل درج تاریخ، شماره نامه و پیوست می‌باشند. البته اجباری برای ثبت این اطلاعات در بالای سربرگ وجود ندارد؛ اما قراردادی نانوشته باعث شده تا مخاطبان سربرگ‌های رسمی طبق تجربه کاربری قبلی، به دنبال این اطلاعات در بالای سربرگ باشند. پخش تراکت

اطلاعات ارائه شده روی سربرگ و ترتیب آن‌ها
در پایین سربرگ نیز معمولا اطلاعات تماس شرکت ثبت می‌شود. از جمله این اطلاعات می‌توان به آدرس، شماره تلفن، فکس، آدرس پست الکترونیکی و آدرس وب‌سایت اشاره کرد.

3- حفظ سادگی در طراحی سربرگ
اگرچه نمی‌توان از نقش بازاریابی سربرگ غافل شد؛ اما طراحی آن نباید با چشم‌انداز تبلیغاتی انجام شود. در واقع سربرگ ابزاری کارآمد برای مکاتبات اداری است. بنابراین حفظ سادگی و تلاش برای کارآمد بودن آن بسیار مهم‌تر است. سربرگ‌های بیش از حد شلوغ با طرح‌های پر رنگ و عناصر زیاد در طراحی، فضایی سردرگم‌کننده و مشوش را پدید می‌آورند. در چنین فضایی مخاطب به‌جای توجه به متن موجود در سربرگ، روی حاشیه‌ها تمرکز می‌کند. به‌طور کلی تجربه ثابت کرده است سربرگ‌هایی با طراحی مینیمال که در آن کمترین استفاده از عناصر مختلف صورت گرفته، بیشترین جذابیت و کارایی را ارائه کرده‌اند.

4- هماهنگی با سایر محصولات چاپی
طراحی ست اداری به صورت یک‌پارچه با همین هدف انجام می‌شود. منظور از ست اداری مواردی همچون سربرگ، کارت ویزیت، فاکتور، پاکت نامه و… است. طراحی یکپارچه این اجزا با هدف ایجاد هماهنگی بصری میان آ‌ن‌ها انجام می‌گردد. مشاوره تبلیغاتی

هماهنگی با سایر محصولات چاپی
طبیعی است که در مورد سربرگ نیز بهره بردن از سبکی یکسان که دارای طرح و رنگی مشابه با سایر اقلام چاپی است؛ می‌تواند در بهبود زیبایی و کارایی آن موثر باشد.
 

مزایای استفاده از قالب های آماده در سربرگ
قالب های آماده سربرگ برای هر کسب‌وکاری مزایای خاص خود را دارد. بسیاری از کسب‌وکارها برای کاهش هزینه‌های طراحی به سمت استفاده از قالب های آماده جذب می‌شوند. اما گاهی مسئله تنها کاهش هزینه‌های طراحی نیست. تراکت فعالیت بسیاری از شرکت‌ها در حوزه‌هایی است که نیازمند طراحی‌های حرفه‌ای متعددی هستند. در این شرایط نیز استفاده از قالب های آماده می‌تواند بسیار کارا باشد.

مزایای استفاده از قالب های آماده در سربرگ
از طرفی نباید تصور شود که قالب های آماده، قالب‌هایی ساده و بدون کاربرد هستند. این روزها قالب های آماده بسیاری برای سربرگ طراحی شده است؛ که می‌توانند با بهترین نمونه‌های طراحی اختصاصی سربرگ رقابت کنند. تبلیغات در واقع فروش قالب های آماده به تعداد زیادی از مشتریان احتمالی، سود خوبی را نصیب طراحان می‌کند؛ و همین موضوع باعث می‌شود که بسیاری از طراحان به طراحی قالب آماده سربرگ و سایر اجزای ست اداری تمایل داشته باشند. طبیعی است که این طراحان می‌کوشند طرح‌های خود را با بهترین کیفیت و رعایت همه استانداردها ارائه دهند؛ تا نظر مساعد طیف وسیعی از مشتریان را به‌دست آورند. 
 
معایب استفاده از قالب های آماده در سربرگ
آنچه درباره مزایای قالب های آماده گفته شد؛ می‌تواند انگیزه‌ای قوی برای استفاده از آن‌ها باشد. اما پیش از تصمیم‌گیری بهتر است معایب استفاده از این روش برای طراحی سربرگ را نیز بررسی کرد.شاید بتوان بزرگ‌ترین ایراد وارده بر قالب های آماده سربرگ را، عدم هماهنگی آن با سایر اقلام طراحی شده دانست. در عمل اگر طراحی یک سربرگ باید نشان‌دهنده رنگ سازمانی، موضوع فعالیت و سایر عناصر هویتی باشد؛ بسیار مهم است که در هماهنگی کامل با سایر اجزا باشد. البته سازندگان قالب های آماده با ارائه پکیج‌هایی به عنوان طراحی ست اداری، این مشکل را تا حدودی برطرف کرده‌اند؛ هرچند در نهایت نتیجه کار نمی‌تواند هماهنگی صد درصدی در این حوزه را فراهم کند.

معایب استفاده از قالب های آماده در سربرگ
دومین ایراد وارد شده بر قالب های آماده سربرگ، تکراری بودن آن‌ها است. اما استفاده از قالب های آماده برای یک کسب‌وکار به معنای آن است که صاحبان آن هر لحظه باید منتظر این باشند که طرح خود را در کسب‌وکارهای دیگر نیز ببینند. مشاوره تبلیغاتی در پایان به نظر می‌رسد استفاده از قالب های آماده برای امور طراحی، می‌تواند راه‌حلی بهینه برای کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت انجام کارها باشد. به‌خصوص برای کسب‌وکارهای نوپا و تازه تاسیس این قالب‌ها پیشنهادی مناسب و به‌صرفه خواهد بود؛ و ممکن است بعد از مدتی با طراحی اختصاصی جایگزین شود.

در نتیجه به‌طور معمول قالب های آماده سربرگ، به نسبت طراحی‌های اختصاصی از کیفیت طراحی بالاتری برخوردار بوده و استانداردهای طراحی را بیشتر رعایت کرده‌اند. همچنین در مقایسه با طراحی قالب‌های اختصاصی، معمولا طراحان بهتر و با تجربه‌تری، با صرف زمان بیشتر اقدام به طراحی قالب های آماده می‌کنند. پس یکی از مزایای اصلی استفاده از قالب های آماده، طراحی بهتر و کیفیت بالاتر آن است.

همچنین افزایش سرعت طراحی و تهیه سربرگ نیز، از مزایایی است که ممکن است برای بعضی از سازمان‌ها در شرایط خاص مهم باشد. در نهایت باید در نظر داشت که تغییر و اختصاصی‌سازی قالب های آماده با اصلاحاتی جزئی در اطلاعات ثبت شده و … تا حدود زیادی امکان‌پذیر است.

استفاده از سربرگ در نامه‌های رسمی و اداری
استفاده از سربرگ در نامه‌های رسمی و اداری،در دنیای کسب و کار، نوشتن نامه یک روش رسمی و دارای مقبولیت عمومی برای ارتباط بین دو فرد، دو شرکت و یا موسسه به شمار می رود. با رشد روز‌افزون تجارت و صنعت و رقابت شدیدی که در بازار حاکم است، نوشتن یک نامه تجاری خوب اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. تبلیغ

استفاده از لوگو همرا با نام تجاری و اطلاعات تماس شرکت در سربرگ، بیان کننده اعتبار و نوع کسب و کار بوده و از موارد اولیه‌ای است که به هنگام تهیه سربرگ در آن ثبت می‌گردد. پخش تراکت

پس از توجه به لوگوی تجاری نکته‌ی دیگری که در سربرگ باید رعایت شود، نوع و اندازه فونت‌های مورد استفاده است. برای نامه‌های اداری و رسمی، نوعی استاندارد نوشتاری تعریف شده است که رعایت آن در کنار نکات دیگر می‌تواند تاثیر به‌سزایی در نحوه‌ی صحیح مکاتبات اداری داشته باشد.

تا حد امکان طراحی را ساده در نظر بگیرید و از شلوغ شدن کاغذ بپرهیزید؛ زیرا طراحی شلوغ، باعث کاهش توجه مخاطب به هدف اصلی نامه می‌شود. بهتر است طراحی و توناژ رنگی مورد استفاده به گونه‌ای باشند که فقط نوع کسب و کار را بیان کرده و از تجملات به دور باشند.

کیفیت و گرم کاغذ را مناسب انتخاب کنید. کیفیت کاغذی که برای سربرگ در نظر گرفته می‌شود می‌تواند در حسی که به مخاطب انتقال می‌دهد تاثیر‌گذار باشد. تراکت

رنگی که در طراحی سربرگ از آن استفاده می‌شود دارای معنا و مفهوم مهمی است. پس مطمئن شوید از رنگی استفاده می‌کنید که در تعامل با نوع کسب و کار و همچنین لوگوی شما قرار دارد. به طور مثال سازمانی که در رابطه با محصولات غذایی و خوراکی فعالیت دارد از توناژ رنگی سبز و قرمز استفاده می‌کند نه از بنفش و خاکستری. تبلیغات

هنگامی که سربرگ خود را طراحی کردید به خاطر داشته باشید که دیگر اقلام چاپی شرکت همچون پاکت نامه، کارت ویزیت، برگه‌های یادداشت و … نیز می‌بایست همانند سربرگ طراحی گردند. بدین ترتیب، توسط مجموعه‌ی این اقلام، نام تجاری و نوع کسب و کار با جلوه‌ی صحیح و معتبرتری در مقابل دیگر سازمان‌ها نمود پیدا می‌کند. تراکت

مرجعیتی که یک نامه اداری می‌تواند در معاملات آتی بین افراد داشته باشد باعث اهمیت پیدا کردن همه‌ی ابعاد مربوط به مکاتبات اداری گشته است.در این حالت، نیاز به استفاده از سربرگ کاملا محسوس می‌شود و از اهمیت مطالب درج شده در نامه به میزان زیادی بکاهد. به همین دلیل است که اغلب شرکت‌ها از سربرگ برای تعامل با مشتریان و یا سازمان‌های دیگر استفاده می‌کنند. لازم به ذکر است که استفاده از سربرگ تنها مختص شرکت‌های بزرگ نبوده و شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند از انتفاعات این کالا برخوردار شوند. مشاوره تبلیغاتی

طراحی و چاپ سربرگ
هر شرکتی می‌تواند سربرگی را برای خود انتخاب کرده و به انجام مکاتبات اداری بپردازد اما این‌که آن سربرگ چگونه و بر طبق چه اصول و نکاتی، طراحی و چاپ شود از مواردی است که نشان‌ دهنده حرفه‌ای یا مبتدی بودن آن شرکت در مکاتبات خواهد بود.

استفاده از سربرگ در نامه‌های رسمی و اداری
به دلیل بالا بودن اهمیت سربرگ در مکاتبات اداری در این مقاله به بررسی نکاتی که منجر به حرفه‌ای‌تر شدن یک سربرگ و در نهایت مکاتبات اداری هر سازمان می‌گردد می‌پردازیم.

حرفه‌ای بودن یک سربرگ
هر کسب و کار به دنبال این است که این پیام را به مشتریان خود برساند که قادر است بهترین خدمات یا محصولات با قیمت مناسب را به آن‌ها ارائه دهد، بنابراین نامه‌ای که در سربرگ درج می‌شود پیام تبلیغاتی سازمان را تقویت می‌کند.

همه ما می‌دانیم متون اداری از قوانین نگارشی خاصی پیروی می‌کند و جهت مکاتبات رسمی و اداری با دیگر نهادها می‌بایست این اصول نوشتاری رعایت گردد. حال همانطور که توجه به نحوه‌ی نگارش رسمی در نامه‌های اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، چگونگی ارائه‌ی نامه‌ها نیز بسیار مهم است. چرا که ارائه‌ی بهترین و مناسب‌ترین متون رسمی در یک کاغذ سفید بی‌نام و نشان باز هم آن نامه را از چهارچوب اداری خارج می‌کند.